Acest material a fost elaborat in vederea sprijinirii beneficiarilor pentru limitarea efectelor provocate de pandemia de coronavirus, continuarea activitatii si  implementarea planurilor de afaceri in conditii optime. In functie de discutiile cu beneficiarii in cadrul workshop-ului si de concluziile acestora, activitatea de monitorizare a implementarii planurilor de afaceri va fi adaptata conform problemelor si solutiilor identificate. Astfel, monitorizarea trebuie sa cuprinda identificarea problemelor cu care se confrunta beneficiarii si stabilirea masurilor de remediere pentru a asigura o implementare optima a planurilor de afaceri.

Munca la domiciliu câștigă tot mai mult teren și este unul dintre beneficiile pe care le solicita angajatii. Potrivit unui studiu derulat în 2018 de eJobs România, 8 din 10 români ar vrea să lucreze de la domiciliu sau de la distanta / remote , măcar o zi pe săptămână, acest aspect fiind important și în decizia de a accepta un job.

Munca la domiciliu este un concept care presupune să-ți faci jobul de acasă, în aceleași condiții cum sunt cele de la birou. Lucrul de acasa oferă flexibilitatea programului, dar și un echilibru job-viață personală mai bun decât dacă te-ai deplasa zi de zi la birou. În plus, având în vedere că nu mai există distragerile de la birou, productivitatea ar trebui să fie mai mare. Munca de acasa vine cu avantaje și dezavantaje și, de multe ori, ceea ce se dovedește un avantaj se poate transforma în dezavantaj și invers. Depinde de cum te organizezi și de perspectiva ta asupra lucrului remote.

Aceasta perioada in care sunt impuse restrictii pentru prevenenirea raspandirii Covid 19, munca la distanta/domiciliu a obtinut o importanta mai mare si este cea care va poate salva afacerea.

Cum sa gestionezi situatia si sa comunici cu angajatii

In primul rand, in cazul in care specificul jobului permite acest lucru, este foarte important sa le acorzi angajatilor tai posibilitatea de a lucra de acasa, pentru a nu expune un anumit numar de persoane la transport in comun, suprafete infectate, stres suplimentar. Motivul pentru care se incurajeaza statul acasa este unul matematic: aplatizarea curbei, in incercarea de a minimiza numarul de persoane infectate si de a proteja intreaga comunitate. Sunt mai multe industrii in care angajatii nu pot face acest lucru: medicii, pompierii, politia, cei de la magazinele alimentare, farmacistii, alte tipuri de cabinete medicale, ingrijitorii de la centrele de plasament, televiziunile, angajatii de la fabricile alimentare sau de productie de diferite alte bunuri. In cazul acestor categorii de angajati, este important ca riscul de contaminare sa fie diminuat.

Pentru a evita aglomerarile de la orele de varf atat din mijloacele de transport in comun, cat si de pe strada sau din alte spatii publice, se recomanda reorganizarea programului de lucru, astfel incat o parte din angajati sa parcurga drumul spre locul de munca inainte orelor de varf, iar cealalta parte, dupa trecerea acestor ore. In plus, angajatorul poate opta pentru un alt beneficiu acordat in aceasta perioada de criza si poate deconta costurile de transport cu taxiul sau un serviciu de ride sharing catre locul de munca, astfel incat angajatii sa poata evita complet mijloacele de transport in comun si zonele pietonale aglomerate.

De asemenea, modificari se pot face si la locul de munca: intalnirile interne care nu sunt urgente pot fi anulate sau inlocuite de video conferinte, pauza de pranz poate deveni flexibila, spatiile de lucru pot fi rearanjate pentru a evita supraaglomerarea, iar deplasarile de orice fel, in interes de serviciu, pot fi amanate. Masurile ce pot fi luate pentru angajatii care nu pot lucra de acasa nu elimina complet riscul de contaminare cu coronavirus. De aceea, pentru a oferi suport tuturor colegilor care nu au de ales si trebuie sa se deplaseze catre birou, recomandarea specialistilor este ca toti ceilalti cetateni sa stea in casa preventiv.

Ce poti face

• Sa iei in calcul legea pentru parintii care pot beneficia de un concediu special, deoarece se ocupa de copiii lor care nu mai merg la scoala sau la programa de after school – aici decizia parlamentara.
• Sa implementezi cat mai repede un sistem IT (in cazul in care nu ai unul deja) in care toti angajatii sa poata lucra de acasa si accesa sistemele de fisiere si programe comune.
• Sa oferi instrumente care vor ajuta echipa sa lucreze mai simplu. Printre cele mai cunoscute si utile instrumente mentionam:
• Google Drive – sistemul de sharing care contine optiuni pentru fisiere tip document, tabel sau prezentari, in care poti urmari activitatea tuturor utilizatorilor care contribuie, poti salva versiuni anterioare si folosi toata suita cu intreaga echipa.
• Google Hangouts Meet – ideal si simplu pentru meetinguri online, cu sau fara camera video, in care doua sau mai multe persoane pot trece o invitatie in calendarul lor Google, iar apoi sa vorbeasca, sa scrie si sa partajeze fisiere.
• Slack – un sistem de chat folosit de majoritatea companiilor, care poate fi impartit pe diferite canale de comunicare, cum ar fi unul general si altele destinate altor subdepartamente, echipe sau proiecte. Acesta este mult mai util decat un chat sau un grup clasic.
• Zoom – un tool mai complex decat Skype, ideal pentru conferinte cu mai multi utilizatori si prezentari. Numarul de utilizatori s-a dublat la inceputul acestui an, odata cu raspandirea Coronavirus.
• Sa le oferi, anticipat, sfaturi si suport moral angajatilor tai. Lucrul de acasa nu este dificil, insa aceasta tranzitie, coroborata cu stresul provocat de Covid-19 ar putea crea la inceput o stare de nesiguranta, pana toata lumea se adapteaza.
• Nu iti fie teama ca angajatii nu vor mai lucra; este important ca acestia sa aiba obiective si taskuri clare, pentru a sti ce anume se asteapta de la ei. Important nu este sa le vezi prezenta online, ci ca toata lumea sa duca la bun sfarsit sarcinile in timpul agreat
• Desi lucrul de acasa pare ca este despre libertate, un creier eficient are nevoie de rutina si program. Sfatuieste-ti angajatii sa isi organizeze zilele si agenda, pentru a nu intra intr-un sistem in care se afla in permanenta la calculator, insa fara sa fie productivi
• Sugereaza-le, pe cat posibil, sa aiba un birou separat de locul in care mananca si dorm, chiar daca este vorba doar de un colt al incaperii.
• Ureaza-le sa aiba parte de un somn cat mai odihnitor si de calitate, preferabil la ore constante, pentru a putea sa functioneze la cei mai buni parametri pe durata zilei
• Organizeaza si conferinte de intalnire cu echipa, nu neaparat pentru comunicarea pe proiecte, ci, pur si simplu pentru conversatii personale, relaxate, pentru a compensa putin din rutina sociala de care acum acestia duc lipsa
• Poti crea un newsletter zilnic sau saptamanal cu sfaturi pentru o bunastare mentala in aceasta perioada, aratandu-le angajatilor ca esti de partea lor si ii sustii: sugereaza-le sa mediteze, sa incerce sa vizioneze un concert sau o piesa de teatru online, un antrenament pe Youtube sau sa citeasca o carte pe care o recomanzi si o puteti discuta cu totii
• Sfatuieste-i sa nu verifice constant stirile, deoarece vor capata o anxietate continua: pentru a nu incepe sau termina ziua astfel, pot sa isi fixeze un anumit interval pe durata zilelor in care sa vada noutatile, iar, in rest, sa se tina departe de refresh-ul social media, care poate fi zgomotos si obositor

Masuri financiare de motivare (daca sunt posibile)

Salariile sunt una dintre primele griji ale angajatilor din acest moment. Comunica-le cat mai rapid si sincer, daca se va schimba ceva in organizatia voastra, si incearca cat mai mult cu putinta sa le oferi stabilitate si o situatie cat mai asemanatoare celei cu care erau obisnuiti. Beneficiile extrasalariale vin pe locul doi dupa grija salariului de baza, iar tichetele de masa sunt in cap de lista. Ele pot fi acordate si salariatilor cu contract de munca la domiciliu sau celor care lucreaza de acasa ( in regim de telemunca). Activitatea de telemunca este reglementata de Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca. Potrivit art. 6 alin. (1), telesalariatul beneficiaza de toate drepturile prevazute de lege pentru salariati. Munca la domiciliu este reglementata de Legea nr. 53/2003 actualizata (Codul Muncii), care in art. 108 – 110 prevede conditiile si regulile in care se poate efectua munca la domiciliu. Potrivit art. 110 alin. (1) angajatiilor cu munca la domiciliu li se asigura toate drepturile prevazute de lege, la fel ca si salariatilor care isi desfasoara activitatea la sediul/in locatiile angajatorului.

Conform Legii nr.165/2018, art.12 alin.4, ” Salariatul poate utiliza, lunar, un numar de tichete de masa cel mult egal cu numarul de zile lucrate.” Legea 165/2018 nu face distinctia intre zilele lucrate la sediul angajatorului sau in alta parte. Aceasta confuzie a existat in legea anterioara, la art.6 alin.1 din Legea 142/1998, unde se mentiona ca ” Salariatul poate utiliza, lunar, un numar de tichete de masa cel mult egal cu numarul de zile in care este prezent la lucru in unitate.” De aici, au fost multe intrebari privind notiunea de prezenta in unitate. Legea actuala a eliminat aceasta confuzie. Ofera-le angajatilor concedii platite, daca afacerea ta nu poate fi operata de la distanta, asigurandu-le siguranta unui loc de munca atunci cand afacerea se va redeschide.

Aplica la ajutor din partea Guvernului pentru IMM-uri, in momentele de situatii de urgenta.

Cauta noi linii de business sau activitati alternative pe care le poti derula in aceasta perioada: de exemplu, unele restaurante fac doar livrari sau pregatesc produse care pot fi folosite la gatitul acasa, antrenorii de fitness tin cursuri live online, iar alte business-uri ofera vouchere platite in avans, care vor putea fi folosite odata ce localurile se vor redeschide. Daca esti in sfera serviciilor, incearca, pe cat posibil, sa le oferi clientilor tai solutii pe care le pot folosi sau implementa din siguranta casei lor.

Materialul ofera cateva exemple de eficientizare a muncii angajatilor in perioada pandemiei, dar aceste modele pot si utilizate si dupa incetarea starii de urgenta. Analizati care sunt cele mai bune metode si incercati sa le aplicati – este posibil ca activitatea sa fie mai eficienta decat inaintea pandemiei!!!

Intocmit de

Expert monitorizare servicii grup tinta

Toth Tiberiu Dorin